ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN POLİTİKA

AYDIN TİCARET ODASI

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN POLİTİKA

 

1.  KAPSAMI VE TANIMLAR

     Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” başlıklı 31.01.2018 karar tarihli, 2018/10 sayılı kararında “Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika ve prosedürün belirlenmesi” gerektiği belirtilmiştir. Bu kapsamda Veri Sorumlusu sıfatına haiz “AYDIN TİCARET ODASI” işbu Politikayı hazırlamıştır.

 

     Özel nitelikli kişisel veriler, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olabilmesine veya ayrımcılığa maruz kalabilmesine neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanunda, hangi kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olduğu tek tek belirtilmiş olup, bu sayılanlar dışındakiler özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilemez. Bu bakımdan, özel nitelikli kişisel verilerin sınırlı olarak sayıldığı kabul edilir.

     6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları” başlıklı 6. maddesinde; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

İşbu politika kapsamında;

  • “ODA”, Aydın Ticaret Odası’nı
  • “VERİ SAHİBİ” kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
  • “KURUL” Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
  • “ÇALIŞAN” ODA personelini ifade eder.

 

2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

   Özel Nitelikli Kişisel Veriler, ODA tarafından, Kanun’a uygun bir şekilde, Kurul’ca belirlenecek yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

  •  
  • Veri Sahibi’nin açık rızası var ise veya
  • Veri Sahibi’nin açık rızası yok ise; Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

 

3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ÖNLEMLER

     ODA, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, Kurul’un 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Numaralı kararı uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirtilen önlemleri almaktadır:

  1. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir işbu Politika belirlenmiştir.

  2. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan Çalışan’lara yönelik,

    • Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile Özel Nitelikli Kişisel Veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,

    • Gizlilik sözleşmeleri yapılmaktadır,

    • Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları net olarak tanımlanmaktadır,

    • Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,

    • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan Çalışanlar’ın bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, ODA tarafından  kendisine tahsis edilen envanter iade alınmaktadır.

  3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise,

    • Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır,

    • Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte,

  4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;

    • Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmaktadır,

    • Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

 

  1. Özel Nitelikli Kişisel Veriler aktarılacaksa

  • Kişisel Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,

  • Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır,

  • Kişisel Veriler’in kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak "Gizli ” formatta gönderilmektedir.

  1. Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmaktadır.

 

4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

     ODA, hukuka uygun olarak elde etmiş olduğu Özel Nitelikli Kişisel Verileri, veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Verileri aktarabilmektedir. Bu doğrultuda, ODA, Özel Nitelikli Kişisel Verileri, yukarıdaki bölümde belirtilen işleme şartlarından ve aşağıda belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde Kişisel Veri İşleme Envanterindeki alıcı gruplarına aktarabilecektir.

  •  
  • Veri Sahibi’nin açık rızası var ise,
  • Kanunlarda Özel Nitelikli Kişisel Veri’nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
  • Veri Sahibi’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Veri Sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
  • ODA’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
  • Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
  • Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ODA’nın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise aktarım yapılacaktır.
➤